Tempus fugit? Uso un time tracker.

L’argomento della gestione del tempo (o “time management”) è materia ampiamente trattata sulla rete. La gestione efficace ed efficiente del proprio tempo è argomento importantissimo sia nella vita privata che in quella lavorativa.

Esistono enormi tomi e fior di corsi per dirci questa ovvietà: non lavorare di più, usa meglio il tuo tempo! Esistono tecniche, strategie, corsi, psicologia applicata e varie, tutto per insegnarci come fare a gestire meglio il proprio tempo, io non lo farò. Non ho le competenze per dirvi perché e percome sbagliate ad usare il vostro tempo e come smettere di sprecarlo, in fondo, il tempo è vostro, fatene ciò che volete!

Posso raccontarvi però della mia esperienza con i cosidetti "time tracker" che sono strumenti che permettono di misurare quanto tempo spendiamo per fare una specifica attività.

Personalmente ho iniziato ad utilizzarli quando ho iniziato la libera professione. Mi servivano per capire come mai per ogni singolo progetto lavorassi molto e poi ottenessi compensi che non coprivano il tempo lavorato.. Ho capito che la mia “percezione” del tempo era distorta. Avevo l’impressione di svolgere delle attività in certi tempi invece impiegavo molto di più o di meno.

Ho cominciato quindi ad utilizzare sofisticati strumenti di project management con time track integrato. Alcuni davvero pregevoli, alcuni a pagamento, altri gratuiti...li usavo diligentemente per un paio di settimane, poi pian piano moriva la mia motivazione nell’utilizzo.

Ho capito quindi che per me, libera professionista, che seguivo anche una decina di progetti in parallelo, più le attività burocratiche e amministrative della mia posizione, più casa-famiglia-amici, avere uno strumento che da solo voleva dire fare un lavoro extra non faceva per me.

Ci ho impiegato almeno un paio di anni e tanti tentativi, ma alla fine l’esperienza mi ha insegnato che se si vuole misurare il proprio tempo (e lo consiglio vivamente, soprattutto quello lavorativo se siete lavoratori autonomi/imprenditori), bisogna scegliere un metodo semplice e immediato, che sia utilizzabile ovunque e sincronizzato con tutto.

Sedetevi, perché sto per rivelarvi un segreto.

Ecco lo strumento che ho usato per 8 anni:

 

Block notes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Siete sconcertati? Lo so, a volte i segreti ci lasciano stupefatti! Però non bevo il caffè americano, ma solo espresso di alta qualità.

Dopo aver provato per due anni tutti gli strumenti trovati o suggeriti da guru del time management, un taccuino e una penna sono stati i miei compagni più fidati. Grazie a loro ho tenuto traccia del tempo speso e ottenuto efficaci report settimanali. Avevo una pagina per ciascuna attività o progetto, mi bastava scrivere l’orario di inizio del lavoro e segnare quando finito. A fine settimana in circa 15-20 minuti avevo calcolato tutto il tempo speso (o sprecato!!!) e aggiustavo il tiro per la settimana entrante.

Ecco perché, secondo me, carta e penna sono riusciti dove altri avevano fallito:

- li portavo ovunque ed erano sempre sincronizzati

- avevo lo storico con gli andamenti e i miglioramenti o peggioramenti

- erano semplici

Gli strumenti che avevo utilizzato prima erano molto ben fatti (non tutti, ma molti), ma troppo! Personalmente, quando traccio ciò che sto facendo non devo avere chissà quale lista di opzioni, ma solo la descrizione di ciò che sto facendo e la sua durata. Proprio se voglio “strafare” aggiungo il campo che associa ciò che sto facendo ad uno specifico progetto (per esempio: gestione email oppure gestione email per progetto X) .

Le mie richieste erano troppo spartane per trovare uno strumento migliore del taccuino.

Ho lavorato benissimo ed ho raggiunto una produttività davvero invidiabile. Certo non solo per lo strumento di time tracking, anche per altri modi di organizzare tempo e attività, ma sicuramente questo strumento mi ha reso la vita più semplice e mi ha fatto comprendere molto di me e del mio modo di lavorare. Mi ha inoltre mostrato con dati precisi quando sono più produttiva, suggerendomi in che orario fare alcuni tipi di attività e quando altri, etc...

Uso ancora tracciare il mio tempo, ma confesso che ho abbandonato la carta e la penna. Dopo ulteriori tentativi alla ricerca dello strumento giusto, ho trovato Clockify (NON MI PAGANO, non mi conoscono neppure e non ho intenzione di far loro pubblicità a pagamento). E’ lo strumento che fa per me, è minimalista e concreto e lavora su tutte le piattaforme che uso io: laptop con Linux, smartphone Android senza Google, browser Firefox con estensione (c’è pure per Chrome, ma non lo uso). In pratica, dopo aver creato l’elenco clienti (se ti servono) e l’elenco dei progetti (se ti servono), puoi inserire la descrizione di ciò che fai (la vera e propria attività) e la puoi associare al progetto o al cliente. Ha anche una opzione per segnare il tempo “fatturabile”, è un’opzione che personalmente non utilizzo, ma che altri potrebbero apprezzare.

Rispetto alla carta e penna ha la portabilità legata a tutti i dispositivi elettronici quindi a volte un po’ fastidioso, ma ha il vantaggio che i report sono fatti automaticamente, senza dover conteggiare le ore a mano.

La domanda è: ma dopo tanti anni di lavoro ancora hai bisogno di un time tracker? Ormai dovresti sapere quanto tempo spendi e come.

La risposta è: MAGARI! Invece, nonostante gli anni, la trappola del perdere tempo e non averne percezione è ancora sempre là, dietro l’angolo.

Quindi: time tracker per tutta la vita lavorativa e chissà, forse anche dopo il ritiro dalle scene.

 

 

 

Credits per la foto: concessione gratuita di Annca da Pixabay